行政手続担当者はいつでも窓口にいるのか

行政書士はよく行政窓口に出向いて担当者とお話をします。

住民票がとれる市民課とかだといつ行っても対応してくれますね。

市民課などではない、なんかしらの手続を行う部署の場合でも、いつでも担当者が窓口にいるのでしょうか？

自治体、部署、人にもよりますが、予約をしないで行くと３回に１回はいない印象です。

いなければ他の人に対応してもらったらいいじゃん。と思いますよね。

なんと、担当者以外は分からないので一切対応できない。というところもあります。

申請様式もらいたいだけなのに「担当者がいないから渡せない」って言われたときは衝撃でした。

その属人化してる状態で、担当者が長期休養になってしまって誰も対応してくれない。みたいな状況になったことも。

じゃあ電話？

窓口と同じで３回に１回は担当者不在の印象です。

出勤はしてるということなので折り返しの電話をお願いしても返ってこなくて翌日こちらからもっかいかけることも。で、今日は休みです。みたいなことはあるあるです。

折り返そうと思った時に窓口対応や別の電話が入って忘れてしまうということはあるだろうなと思います。

こっちもいつでも電話とれるわけじゃないのでお互いさま。

接触できない理由。

• 窓口対応中

• 庁舎内のどっかに行ってる

• 会議

• 研修

• 外勤

• 出張

• 午前休み

• 午後休み

• 一日休み

また、週４勤務などで特定の曜日の出勤となっている方もいます。

とある一週間シリーズではどうだったかというと、

電話は苦戦、アポなし訪問は３回だけでしたが全部接触できてるんで運が良かったケース。

離島や小規模自治体では、複数部署を兼務 していることもあるそうで、さらに接触が難しそうです。

行政書士への相談者や依頼者はいつ書類作成できるのかが気になるところですよね。

ですが、書類作成の前には、要件や書類の確認のために担当者とやりとりする工程があり、この工程で担当者となかなか接触できず日にちが経ってしまう。というのはよくあることです。

こちらではコントロールできないことなので、手続までの間に「担当者と接触できるか」というハードルがあることを理解してもらいたいです。

都合が合わずに１週間とか２週間とか会えないこともあります。申請締切日にいないこともよくあります。

許認可の手続で窓口に行く際は予約を入れるようにしましょう。

事前予約のタイミングも、現地調査が入ることもあるので数日前じゃなくて当日に聞いてほしい。などお願いされることもありました。