行政手続においては、必要書類一覧にない書類を求められることもあります。
その中には手続自体には不要なものも。
じゃあなんで求めてくるのか。その謎を探るべく我々はアマゾンの奥地へと向かった。
求められる書類
一番メジャーなのは始末書でしょうか？
必要書類一覧に始末書って書いてるのは見たことな・・・いや、あったな。
基本的には書いてない裏メニューです。おいしくないです。
次が写真。その次が記載内容をさらに詳細にした別紙という感じ。
求められる理由
担当者が気になるところを確認したいからですよね。
で、別の理由のときもあります。
例えば、審査の過程で、課内調整や担当部署以外の関係者等もいる〇〇審査会とかって名称の会議が行われる手続。
農地法許可申請なら農業委員会総会、景観条例届出なら景観審議会で審議や諮問がなされます。
審議や諮問の場で、審査委員とかからなにか突っ込まれたときに説明できる資料がほしい。というわけです。
担当者には既に提示して状況理解してもらっている写真を、添付書類としても提出してください。という話になることがあります。
協力的に対応
こちらとしても、審査はスッと通過してほしいため基本的に協力しています。
受付してもらったあとになんか疑義が出たとかの連絡もらうのって嫌じゃないですか。それを依頼者に説明するのも嫌ですよね。
もちろん理不尽な要求には反発しますが、理由は分からんでもないと思えることであればなるべく対応する心掛けです。
わけわからん事案のときは、求められてない概要説明資料を作って手続担当者に提供したところ、審査委員の理解に役立ったと報告を受けたことがあります。
風営業務でも、イスやテーブルの寸法図面を本来は必要ない写真付きで提出すると担当者から喜ばれるという風の噂を聞きました。
手続を円滑に進めるため
本来必要ないから提出しないと突っぱねることもできるかもしれませんが、行政とケンカしてもそんないいことないですからね。
依頼者からしたら自分の手続さえ通ればいいですが、行政書士は今後も他の案件で何回もその担当部署と関わることになるかもしれません。
なんでもかんでも突っぱねて担当部署との関係が悪くなってしまうと、きちんとした対応をしてもらえなくなり将来の仕事に影響が出る可能性があります。行政職員もにんげんなので。
そういう考えもあり、添付書類にない書類を求められてもなるべく協力しています。
それを準備する手間について追加で報酬に反映させるかは難しいところ。